管理組合の総会を管理会社の社屋で開催することに問題はないか。

マンション管理に関して質問を受けましたので、その回答を書いてみます。

質問は、「管理組合の総会を管理会社の社屋で開催することに問題はないか。」という内容です。
その管理組合では、毎年１回総会を開催していますが、参加者はほぼ役員のみで、あとは委任状参加ばかりという状況です。そこで、総会の開催場所はいつも管理会社の社屋で行われているということです。これまでその点に疑問を持たずに推移してきたところですが、この度新役員になられた方が疑問に思い質問されてきました。

確かに、管理組合総会を管理会社の社屋等で開催しても法的に許されないというわけではありません。
ただし、それではどうしても管理会社のペースで進められることになり、管理組合の独立性という点で事実上の問題は生じますから、決して望ましいものではありません。

そもそも管理組合と管理会社は委託契約の当事者で、委託者は管理組合であり、受託者である管理会社は委託者である管理組合の意思を尊重して業務を行う義務があります。したがって、本来イニシアチブをとるべきなのは管理組合側ということです。

総会の開催場所については、区分所有者等が参加しやすい場所であることが必要であり、マンション内での開催が困難である場合は、近くの施設で行うことになります。その際、会場費等は有料ですが、おそらく数千円～１万円程度の出費ですから、 このくらいの出費は当然というべきです。

結局、総会は管理会社の社屋内で行うのではなく、組合員が参加しやすいマンション近くの会場で行うようにするべきといえます。

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